A.     Informal Complaint Resolution Process:

Prior to initiating the formal complaint process, 学生投诉人应首先要求与他们所关注的个人会面. 非正式投诉程序旨在鼓励有关各方之间的沟通，以促进对投诉的不同观点的相互理解. 

有时不可能一开始就直接解决个人的问题.  At that point, 学生应该考虑与系主任见面, Supervisor, or Dean as the first step. 如果不能与有关个人达成令人满意的解决办法, 学生投诉人可要求与系主任会面, Supervisor, or Dean who shall assist in finding a resolution.   

在非正式过程中的任何时候，学生都可以向教师寻求解决方案 University Ombudsman.

B.     Formal Complaint Resolution Process:

如果不能非正式地达成令人满意的解决办法, 学生投诉人可透过递交学生投诉表(网上)开始正式的投诉程序, via email, mail, 或亲自递交)到相应的副校长办公室——负责学生事务的副校长, 教务长兼学术事务执行副校长, or the Vice President for Business and Finance, depending on the area of concern. 所有正式投诉必须采用书面形式，并由学生签名. 明确归属于学生的电子或数字签名(i.e.(从他或她的UNA电子邮件帐户收到的电子邮件消息中的学生姓名)是可以接受的.

Upon receipt of a formal complaint, 收到投诉的副总裁将1)回复确认收到投诉，并告知投诉人下一步的行动, 2)将此事转发给相应的大学办公室以获得回应, 或者3)启动下一段所述的调查.

如果投诉可以通过相应的副总裁或其他行政办公室的直接答复来解决, 投诉方将在收到书面投诉后10个工作日内收到书面答复. 如果副总统认为有必要进行调查, 投诉方将被通知展开调查, the name of the investigating party, 他们应该收到结果报告的日期. 调查应由提出投诉的办事处/部门的高级行政人员进行, 除非那个人在投诉中被点名, 并应在正式投诉后30个工作日内结案, unless extenuating circumstances occur. Once the investigation has been completed, 调查投诉的办公室/部门有责任向相应的副总裁办公室建议解决方案, who will determine the resolution.

根据上述调查程序和决议决定, 负责监督投诉涉及的地区或个人的副校长将向学生投诉人提供书面答复，说明学校采取的适当行动. Once this response has been sent to the student, the matter will be considered closed, and the Vice President’s decision is final.

Complaint Tracking

负责学生事务的副校长、教务长和负责学术事务的执行副校长办公室将跟踪每一个正式的学生投诉, and will maintain a record that includes, at a minimum, the following information:

• 提出投诉的学生和投诉中提到的个人的姓名
• 收到学生投诉的日期
• The Student(s) identified with the Complaint;
• The nature of the complaint, including a copy of the Student Complaint, 在其最终处理后不少于两(2)年保留;
• 负责调查投诉的大学官员以及为解决投诉所采取的步骤;
• 投诉的日期和最终决议或处理;
• 副主席所知的投诉人采取的任何外部行动(如有).

跟踪学生投诉有助于大学识别影响学生生活质量的任何严重或系统性问题，并有助于识别对大学学术或课外项目提出合理关注的行为模式, 并遵守联邦法规规定的接收义务, responding to and tracking student complaints.

跟踪的信息将提供给监管机构和认证机构, 包括南方大学和学校协会的大学委员会, as required in accordance with applicable laws, regulations and policies.

Adopted February 6, 2019
Revised January 2023